DET SVENSKA FÖRETAGSKLIMATET

Minskade kostnaderna med 14 procent: ”Förutsättning att arbeta faktabaserat”

Efter ett decennium av idogt utvecklingsarbete har Mölndals upphandlingsorganisation gått från avtalsfabrik till ett effektivt inköpsmaskineri där strategiska nyttor står i fokus.

– När jag började på upphandlingsenheten 2011 var vi fyra personer som hanterade pappersanbud, men inte bidrog med vare sig analys eller avtalsuppföljning, säger Jonna Östlind som sedan 2017 är upphandlingschef i kommunen.

Sedan dess har verksamheten skalats upp. En grupp för strategi och utveckling arbetar med strategiska frågor. Inköpsanalytiker och avtalscontroller säkerställer att man får vad man betalar för och att leverantörerna som anlitas är seriösa. Dessutom har e-handel skalats upp för att göra det lätt att köpa enligt avtal.

– Politiken avsatte resurser för fler medarbetare, som snabbt sparade in sina kostnader, säger Jonna Östlind.

Den stora transformationen

2019 kom beslut från politiken om att en utredning skulle påbörjas för att nå en mer kostnadseffektiv upphandlings- och inköpsorganisation. Upphandlingsfunktionen skulle centraliseras, inköpsorganisationen skulle optimeras och kategoristyrning skulle införas. Modellen för kategoristyrning som fastställdes två år senare innebar startskottet för ett förändringsarbete som skulle påverka hela kommunorganisationen.

För att genomföra uppdragen fick funktionen fem nya årsarbetare, men också besparingskrav. Till 2023 skulle man kunna visa på besparingar på 2 miljoner kronor och till 2024 ytterligare 3 miljoner kronor. Redan inom fem år skulle satsningen ha betalat igen sig ekonomiskt.

– Vi ser ut att nå besparingskravet och på bara några år göra satsningen självfinansierad. Därtill skapar vi andra nyttor, som bättre miljöeffekter, tidsbesparingar och mycket annat, säger Jonna Östlind.

En effektivare process

Ena uppdraget handlade om att optimera inköpsorganisationen.

– Tidigare fick vi in ett behov från verksamheten och upphandlade så gott man kunde. Nu ställer vi tydligare krav på behovsanalys från verksamheten innan vi startar en upphandling. Vi tittar också på riskbedömningar kopplat till försörjningsberedskap, förutsättningar för marknadsdialog och liknande, säger Jonna Östlind.

Efter genomförd upphandling utvärderar man upphandlingen utifrån utfall jämfört med förväntan, bedömer antalet anbud och ringer upp aktörer för att fånga upp deras tankar inför kommande upphandlingar. Man tar också fram effektrapporter där man stämmer av den analyserade potentialen med upphandlingens utfall.

– Effektrapporterna är ett levande dokument som fylls på under avtalstiden med faktiska utfall. De är ett viktigt verktyg i analysen inför kommande upphandlingar, säger Jonna Östlind.

Som en del av satsningen på en kostnadseffektiv upphandlings- och inköpsorganisation efterfrågade politiken en årlig uppföljning av inköpsarbetet. Genom ett upphandlingsbokslut får politiken återrapporterat spendanalys, antal upphandlingar, åstadkomna besparingar och liknande

– Det är ett bra verktyg för politiken i uppföljningen av verksamheten, men hjälper också till att hålla inköps- och upphandlingsfrågorna på den politiska dagordningen, menar Jonna Östlind.

Kategoriarbetet startas upp

En stor del av arbetet med strategisk styrning kopplat till inköp och upphandling har varit införandet av kategoristyrning.

– Vi har använt oss av konsultstöd för att utbilda och stötta oss i att bygga en modell. Men det har varit viktigt att det är vi som driver och genomför arbetet, att det inte blir ett konsultprojekt utanför organisationen, säger Jonna Östlind.

Mölndals kategoristyrningsmodell vilar på tre viktiga byggstenar:

1. Flernivåstyrande. Det är tydligt vilka beslut som ligger var. Stadsdirektörens ledningsgrupp är kategoriråd, det vill säga ägare av konceptet, vilket gör att de har ett tydligt ansvar.

– Förvaltningscheferna, som tillsammans med stadsdirektören sitter i kategorirådet, är därmed med och beslutar om arbetets inriktning och får också alla nyttor återrapporterade till sig. Besluten som fattas där förutsätter att förvaltningscheferna i ledningsgruppen har gjort ett åtagande om vilka resurser som ska ingå i de nya kategoriinitiativen. Men det är också tydligt vad andra nivåer har för mandat att agera, vilket ger handlingskraft, säger Jonna Östlind.

2. Intern expertis. Man har byggt upp en expertis inom kategoristyrning på upphandlingsenheten, med flera som klarar av att arbeta professionellt med modellen.

3. Välförankrat mandat. Stadsdirektören har varit tydlig med att upphandlingsfrågorna och kategoristyrning är en angelägenhet för hela staden, inte enbart upphandlingsfunktionen. Det finns också ett politiskt beslut i ryggen.

Snabba effekter av den nya modellen

Inledningsvis har Mölndal startat upp kategorier där man både kan uppnå ekonomisk och ekologisk hållbarhet för kommunen. De inledande kategorierna har varit av varierande storlek, för att organisationen ska bli varm i kläderna och för att nå en rimlighet i resursutnyttjande.

En av de riktigt stora kategorierna, byggtjänster, är precis påbörjad. Trots att man våren 2023, bara två år efter att modellen fastställdes, fortfarande är i uppstartsfasen har man redan börjat se effekter.

– Inom digitala verktyg har vi främst sett behov av kostnadsbesparingar och lyckats minska kostnaden med 14 procent. Samtidigt har stora miljöeffekter identifierats vid genomförande av förbättringsförslagen. Även inom storkök och vitvaror har kostnadsbesparingar åstadkommits, säger Jonna Östlind.

När en kategoriplan för möbler togs fram hamnade istället huvudfokuset på ökad cirkularitet, där nyttorna främst handlar om minskad miljöpåverkan – även om vissa ekonomiska besparingar också kommer att realiseras framför allt genom återbruk.

Jonna Östlind betonar att det alltså inte handlar enbart om upphandling, utan snarare om verksamhetsutveckling där stadens krafter samlas för att styra mot mål. Genom kategoristyrningsarbetet möjliggörs även bättre dialog i god tid med leverantörsmarknaden och därmed bättre förutsättningar för träffsäkra upphandlingar vilket i slutänden skapar mervärde för medborgarna.

– Arbetet ger ökat fokus på effekter, kartläggning och analys inom respektive kategori och var vi behöver lägga krutet och uppnå bäst effekt, konstaterar Jonna Östlind.

När nya kategorier nu planeras står nyttopotentialen i fokus. Var kan kommunen få de bästa effekterna och vilka verksamheter är intresserade och vill avsätta resurser? Jonna Östlind betonar att en framgångsfaktor har varit att införandet skett stegvis med fokus på de verksamheter som varit intresserade.

– Men nu börjar vi bli mogna att gå från ett antal kategoriinitiativ till att bilda permanenta kategorigrupper, som kommer att utgöra den permanenta organisationen i vår kategoristyrning, säger Jonna Östlind.