DEBATTEN OM OFFENTLIGT SLÖSERI

Avslöjar: Myndigheten bröt mot lagen – kostat skattebetalarna miljoner

Göteborgs universitets upphandling bryter mot regel efter regel, visar en ny granskning. Och skattebetalarna får stå för notan. ”Detta är ett typexempel på när myndigheten inte har kompetens att handha skattebetalarnas pengar”, säger upphandlingsexperten Ellen Hausel Heldahl till TN.

Jens Nylander lanserade i december sin AI-databas Ormeo, där han samlar kommuner och regioners betalda fakturor. Databasen innehåller i skrivande stund över 50 miljoner fakturor, och tack vare den har fusk, korruption och tvivelaktiga affärer i samband med offentlig upphandling avslöjats på löpande band.

Några exempel på oegentligheter som hittills avslöjats är Melleruds kommuns svarta köp av elverk för 2,1 miljoner kronor, Hudiksvalls kommuns köp av säkerhetsnycklar för 2,5 miljoner kronor som aldrig levererats och Akademiska sjukhusets köp av system för strålningsbehandling för 2,9 miljoner kronor från ett bolag som saknar F-skatt, och där vd:n nyss dömts till fängelse.

Just inköp från leverantörer som saknar F-skatt är ett återkommande problem, visar Jens Nylanders databas. Om ett företag inte är godkänt för F-skatt ska 30 procent av den fakturerade summan dras av för beskattning. Men detta missar många kommuner och myndigheter, vilket resulterar i förlorade pengar till det offentliga.

Bröt mot direktupphandlingsgränsen

Ett exempel på detta är Göteborgs universitets (GU) upphandling av ett nytt akvariesystem i deras hus Natrium, där den totala kostnaden upphandlades till 14,6 miljoner kronor. Det uppstår flera frågetecken när man granskar fakturorna från upphandlingen.

I december 2020 anlitande man genom en direktupphandling ett enmansföretag för att agera expertstöd i upphandlingsprocessen och agera stöd vid installering och uppstarten av akvariesystemet, samt köpa in material till reningsanläggningen för vattensystemen.

Under tidsperioden 2020-12-02 fram till 2023-08-29 betalar GU ut 1 715 308 kronor plus moms till leverantören för inköp kopplade till Institutionen för biologi och miljövetenskap (BIOENV). Av dessa avser 1 462 536 kr plus moms rent expertstöd för 1890 kronor i timmen exklusive moms. Resterande pengar avser materialinköp.

Det finns flera problem med inköpen. Från början var uppdraget tänkt som ett ”avsevärt mindre projekt” än det blev, men upphandlingen av akvarieanläggningen fick göras om i januari 2022 då inga kvalificerade anbud kom in. GU gick då vidare med en direktupphandling där enmansföretaget fortsatte som expertstöd i linje med det löpande avtalet. Därmed bröt GU mot direktupphandlingsgränsen på 700 000 kronor som finns i lagen om offentlig upphandling (LOU).

Inget krav på timredovisning

Nästa problem framkommer när man tittar på det faktiska avtalet. Enmansföretagets arbete påbörjades i december 2020. Trots det så tog det fram till mars 2021 för leverantören att underteckna avtalet, och för GU tog det fram till 2022-01-24 innan avtalet undertecknades. Då hade redan 900 000 kr + moms betalats ut för expertstödet.

Totalt har leverantören fakturerat 1 462 536 kr plus moms för rent expertstöd i samband med installeringen av akvariesystemet. Med en timlön på 1890 kronor motsvarar det en uppskattad arbetstid på 774 timmar. Trots det har det inte funnits något krav på timredovisning på leverantören, utan har helt baserats på tillit.

Den första februari 2023 får leverantören sin F-skatt återkallad på grund av omfattande redovisningsbrister. Trots det fortsätter Göteborgs universitet sina utbetalningar, utan att dra av 30 procent för skatt.

”Detta är en förklaring men inte en ursäkt”

Åsa Arrhenius är prefekt vid Institutionen för biologi och miljövetenskap på GU. I ett mejl erkänner hon flera brister i upphandlingsprocessen, och säger att åtgärder har vidtagits för att inte upprepa misstagen. Nedan följer hennes svar på TN:s frågor.

Vad är skälet till att ni översteg direktupphandlingsgränsen på 700 000 kronor?

”Vid start av projektet trodde vi att det skulle rymmas inom en direktupphandling. När vi inte fick fullgoda anbud fortsatte vi med leverantören och missade att se över nya kostnader och uppdatera avtalet som löpte på.”

Det sammanlagda arbetet från leverantörer motsvarar cirka 774 timmar som expertstöd. Är det enligt dig en rimlig uppskattning av antalet nedlagda timmar, och är det praxis att inte kräva någon timredovisning från leverantören?

”Arbetet pågick från 2020 till nu. Vi anser att tiden är rimlig för det arbete som utförts. Att inte begära tidredovisning är en brist som även vi uppmärksammat och något som vi dag har som rutin att kräva in.”

Trots att arbetet verkar ha påbörjats runt december 2020 så tog det fram till mars 2021 för leverantören att underteckna avtalet och för GU tog det fram till 2022-01-24 innan avtalet undertecknades. Då hade redan 900 000 kr plus moms betalats för expertstödet. Vad beror det på?

”Summan 900 000 kr är inklusive moms det vill precis under gräns för upphandling. Men likväl brast våra rutiner. Det var en pågående pandemi och dessutom intensiv planering och arbete för vårt nya hus som tog mycket tid för alla inblandade. Detta är en förklaring men inte en ursäkt.”

Hur ser du på att leverantören förlorade sitt godkännande om F-skatt på grund av upprepade redovisningsbrister 2023-02-01, medan ni fortfarande arbetade med leverantören?

”Det finns idag dessvärre inga rutiner vid Göteborgs universitet för att snabbt upptäcka fakturor från leverantör med indragen F-skatt.”

”Myndigheten har inte kompetens att handha skattebetalarnas pengar”

Ellen Hausel Heldahl är jurist och expert på offentlig upphandling. Hon menar att upphandlingar som går till på det här sättet tyvärr inte är ovanliga, och efterfrågar bland annat ett större tjänstemannaansvar vid offentliga upphandlingar.

– Detta är ett typexempel på hur det kan gå när den upphandlande myndigheten inte har struktur eller kompetens att handha skattebetalarnas pengar. Inköp är en ledningsfråga, det kräver kunskap, kompetens hos medarbetarna, tydliga riktlinjer och ansvarsutkrävande. Det sista återfinns inte, tyvärr. Som medarbetare kan du negligera riktlinjerna för inköp utan att något händer, säger hon.

– Detta är också orsaken till att Svenskt Näringsliv sedan 2018 propagerar starkt för införandet av kategoristyrning och användandet av spendanalyser.

Jens Nylander delar Ellen Hausel Heldahs bild av att det saknas kompetens i många myndigheter.

– Jag ser frekvent otillåtna direktupphandlingar och när jag poängterar vad jag hittar till kommuner så rycker de flesta på axlarna. Det behövs mer utbildning och krav på beställare som själva gör direktupphandlingar för att säkerställa att man förstår vikten av att konkurrensutsätta och kontrollera leverantörerna, säger han.