FÖRETAGARJOUREN
Så ändrar du avtalet med kommunen i kristider
Företag som tecknar avtal med en kommun kan få lättnader eller leveransbefrielse i kristider. ”Det finns ett gummiband i lagstiftningen, så ha en dialog med era leverantörer och fortsätt köp”, uppmanar upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl.
En samhällsekonomi på sparlåga gröper stora hål i företagens ekonomi. En kategori som går en tuff och tät batalj med oro och osäkerhet är de som ingått avtal med en kommun om leveranser av varor eller tjänster.
Finns det möjlighet att få lättnader eller leveransbefrielse i kristider när likviditeten sinar, ratingen dalar och de finansiella musklerna förtvinar?
Svaret är ja.
– EU-direktivet ger myndigheter vissa möjligheter att göra ändringar i avtal liksom i ramavtal och därmed underlätta för leverantörer. Det finns ett gummiband i lagstiftningen, säger upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl, Svenskt Näringsliv.
Åtgärdskatalogen spänner från att gå igenom ska-kraven en extra gång, kanske förkorta anbudstiden, fundera över vilka ekonomiska krav som ställs på leverantören till att beställaren ser över riskfördelningen i avtalet, så att inte alltför stor börda läggs på leverantören.
– Det vore bekymmersamt om vi kommer i ett läge där privata företag inte uppfyller alla krav och inte klarar att leverera till offentlig sektor. I kristider är det bra om kommunerna gynnar det lokala näringslivet. Kom ihåg att redan före pandemin hade 41 procent av alla upphandlingar i genomsnitt bara ett eller två anbud.
Ellen Hausel Heldahl uppmanar beställare att använda utrymmet som lagen ger att förändra i rådande avtal innan man gör en direktupphandling.
– Se över avtalet, hur de är konstruerade. Många leverantörer har kapacitet att vara en fullgod avtalspartner, konstaterar hon.
Huvudregeln är att upphandlande kontrakt och ramavtal inte får ändras utan att det genomförs en ny upphandling. Men det finns undantag som anger i vilka fall en ändring är tillåten.
Det är möjligt om det är fråga om ändringar av mindre värde, justeringar som genomförs i enlighet med en ändrings- eller optionsklausul, genom kompletterande beställningar eller till följd av oförutsebara omständigheter.
– Direkttilldelning får ske vid, vad lagstiftaren kallar för, synlig brådska. En produkt, exempelvis ett nytt läkemedel eller ett visir, måste finnas omgående på marknaden. Det går inte att vänta 30 dagar på annonseringstid och därefter tilldelningsbeslut.
Vid ändringar av mindre värde får den övergripande karaktären av ett avtal inte ändras. Dessutom får värdet av ändringen inte överstiga tio procent av upphandlingsavtalets totala värde.
En ändrings och optionsklausul måste vara inskriven i upphandlingsavtalet för att den ska gå att åberopa.
– Men omfattningen och arten ska tydligt anges. Även en prisjustering och byte av leverantör är möjligt men det kräver också att det är inskrivit i avtalet. Extra viktigt är att tänka efter före i kristider, säger Ellen Hausel Heldahl.
En kompletterande beställning kräver att förändringen inte överstiger 50 procent av det ursprungliga värdet på upphandlingen.
Beställningen måste också anses som nödvändig, att leverantören inte kan ersättas av ekonomiska och tekniska skäl samt att ett byte innebär problem eller en fördyring av det ingångna avtalet, förtydligar Hausel Heldahl.
Ett avtal får även ändras, utan att en ny upphandling äger rum, om det är något som myndigheten inte kan påverka. Värdet på den oförutsedda omständigheten får inte öka med mer än 50 procent av det ursprungliga avtalsvärdet.
Enligt reglerna finns det också en möjlighet för en upphandlande myndighet att byta ut en leverantör i ett upphandlat avtal.
Men det förutsätter att den nya leverantören uppfyller de kvalificeringskrav som ursprungligen fastställdes och helt eller delvis tar den ursprungliga leverantörens ställe.
Ersättaren måste ta på sig alla ska-krav som finns i det ursprungliga upphandlingsdokumentet. Ju fler ska-krav, desto svårare att hitta en ersättare. Men det handlar inte om att ett företag säljer avtal till ett annat företag. Det får inte göras några ändringar i villkoren, enligt Ellen Hausel Heldahl.
En ändring anses vara väsentlig om den inför nya villkor som, om de hade ingått i den ursprungliga upphandlingen, skulle ha medfört att andra anbudssökande bjudits in att lämna anbud, att andra anbud skulle ha ingått i utvärderingen eller att ytterligare leverantörer skulle ha deltagit i upphandlingen.
– Den ekonomiska jämvikten får inte ändras. Vinsten får till exempel inte fluktuera från säg tre procent till tjugo procent, säger upphandlingsexpert Ellen Hausel Heldahl.
När hon summerar pekar hon på tre saker en myndighet kan göra i kristider:
Prata med era leverantörer. Hur ser läget ut vad gäller till exempel sjukskrivningar och supply chain?
Ha en dialog vid leveransproblem. Vad kan levereras och vilka åtgärder kan vidtas för att säkerställa myndighetens behov. I rådande läge är det inte rätt tid att vidta rättsliga åtgärder vid leveransproblem, till exempel viten.
Fortsätt köp. Köpstopp leder bara till att den ekonomiska krisen fördjupas, eftersom fler företag riskerar konkurs.
