FÖRETAGARJOUREN

Designforskaren: Så skapar du ett fungerande kontor efter krisen

Maral Babapour Chafi är designforskare på institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen. Hon ger sina bästa tips för ett fungerande kontor.

Hur skulle du beskriva ett fungerande kontor?

– Ett fungerande kontor är gestaltat utifrån både verksamhetens och arbetstagarnas behov och förutsättningar. De delarna är mycket viktiga för att få till ett fungerande kontor. Om man inte ser till individen kan inte individen prestera, och om man inte ser till det bästa för att uppgiften ska lösas går det inte att lösa den på ett bra sätt.

– Ett kontor är ett sociotekniskt system som består av många olika komponenter som måste ha ett fungerande samspel. Den arkitektoniska förstås, men också den funktionella. Det handlar om sådant som ändamålsenliga möbler och att all teknisk utrustning fungerar. Den sociala och organisatoriska arbetsmiljön måste också fungera, en arbetsmiljö som stöttar individen och gruppen att nå sina mål.

Hur skapar man en sådan miljö?

– I den bästa av världar ska man göra behovsanalyser mycket tidigt i processen när man skapar ett nytt kontor. Det är vanligt att en organisation väljer ett kontorstyp utan att göra en behovsanalys och fråga sig om den valda lösningen kommer att möta behoven. Det är även viktigt att arkitekten i samarbete med förändringsledaren utvärderar olika förslag, vilket sällan görs. Istället förlitar man sig ofta på siffror som har tagits fram i en medarbetarundersökning som inte är helt tillförlitliga.

– Det är viktigt att man testar sig fram tillsammans med medarbetarna istället för att enbart förlita sig på de tidiga idéerna. Det är användaren av kontoret som är experten. Därför är det både bra och viktigt att involvera medarbetaren eftersom det leder till bättre lösningar, och själva involveringen ökar dessutom acceptansen för förändringen.

Vad är särskilt viktigt att tänka på efter pandemin?

– Före pandemin var distansarbete en förmån, men pandemin har gjort att det har blivit en påtvingad norm. Vissa har haft goda förutsättningar för att arbeta hemifrån medan andra inte alls har haft det. Därför har det skapats en polariserande bild där vissa vill tillbaka till det gamla normala, medan det kanske är så att det inte längre är det bästa normala. Om man ändå kommer fram till att det gamla normala fungerar bättre för verksamheten blir det en utmaning att ta ifrån förmånen som man har haft i ett och halvt år från alla. Då måste man ha tydliga och övertygande argument för att medarbetarna ska kunna ta emot beslutet på ett konstruktivt sätt.

– Det är också viktigt att tänka på att kontoret inte är ett vakuum, utan att vi befinner oss i ett samhälle med många hållbarhetsutmaningar som blir allt viktigare. Hemarbete kan vara bättre utifrån transporthänsyn och det finns tydliga hållbarhetsvinster. Samtidigt finns det också utmaningar med resursförbrukning om man exempelvis väljer ett hybridformat med utrustning både hemma och på kontoret, vilket innebär dubbelt så många prylar. Det är viktigt att hitta flexibla modeller som gör att vi inte köper så många saker, och istället använder det som finns på ett effektivare sätt och att det samtidigt passar individens förutsättningar och behov.

Hur ser din egen drömarbetsplats ut?

– En god arbetsplats är när saker sker utan att det sker någon krock, utan att något skaver. Det finns många ministressorer på de flesta arbetsplatser, allt ifrån att det inte finns några hängkrokar på toaletten till att man inte vet hur man ska justera kontorsstolen. Istället för att fokusera på sitt arbete blir man distraherad. I den bästa av världar ska jag kunna ha fullt fokus på mitt arbete och inte på att lösa små problem hela tiden. Det kanske inte är möjligt att ta bort dem helt, men det är viktigt att ta bort de större stressfaktorerna.

– Det är sällan man flyttar till ett nytt kontor eller bygger om helt, utan man får tänka på ett kontor som något som är föränderligt. Istället för att bara vänja sig vid stressfaktorer får man se till att ha en plan för att omhänderta stressfaktorerna över tid. Det är också viktigt att ha ett förändringsarbete över tid eftersom preferenser förändras, verksamheter utvecklas och vi lever i en föränderlig värld.

Karin Carlesten