DET SVENSKA FÖRETAGSKLIMATET

Så blir Vårgårda en kunnigare upphandlare

Hallå där, Bengt Hilmersson (C), kommunstyrelsens ordförande, Vårgårda. Ni har valt att upphandla upphandlingen i er kommun. Hur kommer det sig?

– Det började för drygt två år sedan när upphandlaren som vi delade med Herrljunga kommun slutade. Vår it– chef påminde då om ett tidigare projekt där ett bolag som är bra på upphandlingar var med för att följa upp kostnaderna. Uppgörelsen var att när de hittade saker som inte stämde med avtalet så fick de en del av det som kommunen tjänade på att rätta till det.

– Det sparade oss över en miljon kronor på bara ett halvår så vi tänkte att det att det borde gå att tjäna pengar på att göra likadant med all upphandling.

Är det vanligt att avtal inte följs?

– Problemet är att även om det står i avtalet vad som ska ingå så debiterar leverantören ibland ändå kostnader som borde ha ingått. Jag tror verkligen inte att någon gör det medvetet men det händer ändå av olika anledningar, allt ifrån rena misstag till att förutsättningar ändras. Det är heller inte alltid leverantörerna som gör fel.

– De uppstår också ofta problem när kommuner lägger in en mycket i sina upphandlingar som inte är rimliga. Sedan långt tillbaka jobbar vi tillsammans med de som levererar till kommunen för att komma fram vad som är rimliga krav i en upphandling.

Hur går det till konkret?

– Upphandlingsbolaget, Zango, har koll på när våra avtal går ut och en eller ett par gånger om året samlar vi ihop några avtal som är på väg att gå ut och bjuder in företagen i Vårgårda till en träff. Där vi går igenom upphandlingarna som är på gång och hur det går till att lämna anbud.

– Zango är framför allt med i det viktiga förarbetet där de utarbetar upphandlingarna genom att ha kontakt med branschen och bolla med den verksamhetschef som är inblandad.

Vad ger det er?

– Ekonomiskt går vi varken plus eller minus på det men avtalen blir korrekta. Framför allt handlar det om vi får ökad kunskap när avtal följs upp bättre och vi från början alltid har med en person som är kunnig inom det specifika området.

– Vi resonerar och jobbar lite mer som ett privat företag vilket i slutänden ger fler jobb i vår kommun. En lokal leverantör är enklare att samarbeta med och även om vi betalar ett något högre pris så får vi igen det i form av bättre service.

Ser du några risker?

– Förut hade vi mer koll på vår anställde upphandlare men samtidigt var han ju inte kunnig inom alla områden och framför allt hade han inte tid för särskilt mycket uppföljning. Där hade vi ett lokalt kunskapsproblem eftersom det är omöjligt för en halvtidstjänst att hinna med det. Okunskapen är den största risken.

Fortsätter ni att upphandla upphandlingen?

– Ja, för vi tycker att det fungerar bra. Upphandlingsbolaget är dyrare än om vi sköter upphandlingen själva men de har också sparat oss lika mycket pengar – framför allt har vi blivit en kunnigare upphandlare.