DET SVENSKA FÖRETAGSKLIMATET

Strategisk branschdialog ökar Uppsalas skattenytta

Genom strategisk branschdialog är Uppsala på god väg att skapa bättre relationer till näringslivet, få större nytta för skattepengarna och göra Uppsala till en mer hållbar kommun. ”Vid första träffen var det många som var tysta, men klimatet i rummet utvecklades för varje träff och i slutet fanns det en väldigt levande diskussion mellan kommunen och företagen, säger Helena Sköld Lövgren, upphandlingschef i Uppsala sedan 2021.

Arbetet började långt ifrån noll. Sedan tidigare bjuds företagen in till stora leverantörsträffar, det finns ett upphandlingsråd där både företag och politiker medverkar, företag har erbjudits utbildning, underlagen har klarspråkats och det har tagits fram bemötandemallar för medarbetarna.

– När vi analyserade resultaten i nöjdhetsundersökningen stack två förbättringsområden ut. Företagen ville ha mer dialog inför upphandlingar och efterfrågade bättre avtalsuppföljning. Nu har vi kommit en bra bit med dialogen och har börjat ta itu med uppföljningen, säger Helena Sköld Lövgren.

Bättre relationer och bättre affärer genom branschdialoger

2021 startade kommunen upp branschdialoger. Man valde ut två branscher som pilotområden.

– Bygg och anläggning är en stor upphandlingsvolym och en bransch där det händer mycket inom bland annat hållbarhet. Men det är också en bransch där oseriösa aktörer konkurrerar med de seriösa, säger Helena Sköld Lövgren.

– Inom it händer det oerhört mycket. Vi behöver fånga upp hållbarhetsaspekter, förhålla oss till komponent- och kompetensbrist och få leverantörernas hjälp att ta stora kliv inom kommunens digitala transformation.

Under 2023 startas nya branschdialoger inom livsmedel, fordon samt vård- och omsorg. Dialogerna har inte handlat om specifika upphandlingar, utan hanterat strategiskt långsiktiga frågor.

– Om man vill prata om enskilda upphandlingar i storgrupp så riskerar det att bli tyst. Om man vill få leverantörerna att dela med sig är det bättre att diskutera enskilda upphandlingar i enskilda samtal och inte inför konkurrenterna, säger Helena Sköld Lövgren.

Tre veckor av utveckling

Inför dialogen skickade upphandlingsavdelningen ut en så kallad RFI (request for information) med dels egna frågor som kommunen ville diskutera, dels en fråga om vad branschen ville diskutera.

Därefter träffade kommunen branscherna en gång i veckan i tre veckor för att diskutera olika frågeställningar. Från kommunen deltog företrädare för avdelningarna för upphandling, näringsliv och hållbarhet samt verksamhetsrepresentanter och bolagsrepresentanter.

– Vid första träffen var det många som var tysta, men klimatet i rummet utvecklades för varje träff och i slutet fanns det en väldigt levande diskussion mellan kommunen och företagen, säger Helena Sköld Lövgren.

Rätt modell banar väg för innovation

Byggbranschen hade bland annat anmält att de ville diskutera återbruk. Med sig hade de praktiska frågor de ville hitta lösningar på för att hitta kostnadseffektiva hållbarhetslösningar. Vilka krav ska ställas för att återbrukat material ska kunna användas? Hur måste arkitekternas ritningar se ut för att byggnadsmaterialet i framtiden ska kunna återanvändas? Hur kan resten av kommunen svara upp med smidig myndighetsutövning?

Ett annat viktigt medskick från företagen var att många företag har börjat ta fram klimatvänliga lösningar som de vill erbjuda kommunen. Det kan exempelvis handla om asfalt som tas fram med betydligt lägre utsläpp, men till ett högre pris.

– Vi måste ha dialog med branschen för att förstå vilka lösningar som är på gång och hitta genomtänkta sätt att kompensera för vad innovationen kostar. Annars kommer leverantören sälja den asfalten till andra kunder. Vi får då bara anbud som erbjuder sämre alternativ, säger Helena Sköld Lövgren.

En verksamhet i ständig utveckling

Nya utvecklingsinsatser är ständigt på gång. Avdelningen tar på hösten fram en årlig plan med aktiviteter för verksamhetsutveckling. Alla medarbetare på upphandlingsavdelningen hjälps åt att ge förslag på aktiviteter, och det resulterar i en lång bruttolista med verksamhetsutvecklingsaktiviteter. Dessa gallras ner till ett tjugotal prioriterade aktiviteter på olika nivåer.

– Avdelningens medarbetare får sedan anmäla sig till de utvecklingsprojekt man vill delta i utöver sin ordinarie löpande verksamhet. En gång i månaden rapporteras utvecklingen på avdelningsmöten. Vi har fullt fokus på målet, säger Helena Sköld Lövgren.