REGELKRÅNGLET
Experten om onödiga kvittoregeln: Kostar företagen miljarder
Kravet kostar nära fyra miljarder per år – eller 5 700 heltidsjobb. Ändå gör regeringen inte tillräckligt för att ta bort arkivering av papperskvitton, enligt redovisningsexperten Maria Albanese. ”Otidsenligt”, säger hon till TN.
Bokföringslagen kräver att företagen fortsatt arkiverar räkenskapsmaterial på papper – och inte mycket tyder på att den ordningen kommer att förändras. Det betyder att om kvitton och fakturor har tagits emot på papper, så måste de behållas i den formen. Förslaget att tillåta digitalisering av hanteringen av underlag har gått i stå, trots en utredning och ett färdigt förslag som skulle göra kvittohanteringen enklare för alla företag.
− Att tvingas spara papperskvitton och pappersfakturor har länge upplevts som onödigt och otidsenligt och är ett av inslagen i bokföringslagen som företagen är mest frustrerade över.
Det säger Maria Albanese, redovisningsexpert på Srf konsulterna. Hon satt med som expert i regeringsutredningen ”Förenklingar för mikroföretag och modernisering av bokföringslagen”. Sommaren 2021 presenterade utredaren en rad förslag för att förenkla arkivering av räkenskapsinformation, bland annat att slopa kravet på att spara kvitton och andra underlag i ursprungligt skick. Istället föreslog utredaren att företagen ska kunna fotografera ett papperskvitto eller skanna en pappersfaktura och slänga originalet direkt.
En sådan modernisering av bokföringslagen skulle ge en betydlig lättnad i företagens administrativa rutiner. Svenskt Näringsliv och Srf konsulterna gjorde i samband med den statliga utredningen en analys av vad enbart kravet på hantering av papperskvitton kostar landets små och medelstora företag: 3,9 miljarder kronor per år motsvarande 5 700 heltidsjobb, enligt de lönenivåer som gällde år 2020.
Inget har hänt
Under de dryga två år som gått sedan utredningen presenterades och ett konkret förslag skickades ut på remiss, har det dock inte hänt någonting.
− Varför vet vi inte. Det kan ha fastnat i problem utifrån momslagstiftningen eller ha att göra med alla andra mer akuta frågor som justitiedepartementet har att hantera i dagsläget, eller så har det bara hamnat i en skrivbordslåda. Men det är bekymmersamt när ett det finns ett färdigt förslag att ta ställning till och som dessutom har varit ute på remiss, säger Maria Albanese.
Ett visst hopp tändes när regeringens budgetproposition presenterades i september. Där avsattes 50 miljoner till åtgärder som ska förenkla för företagen.
− Regelbördan och de administrativa kostnaderna behöver minska för att företag och entreprenörer ska kunna fokusera på sina kärnverksamheter. Vi behöver skapa handlingsutrymme för företagens förnyelse i takt med omvärldsförändringar. Genom mer kunskap om företag på myndigheterna, bättre utformade och enklare regler samt ökad användning av digitala tjänster minskar vi företagens regelbörda och administrativa kostnader, konstaterade energi- och näringsminister Ebba Busch i ett pressmeddelande.
Av allt att döma finns dock inte det färdiga förslaget till en modernisering av bokföringslagen med i regeringens satsning på regelförenkling. Istället ska ett helt nytt Förenklingsråd inrättas med uppgift att ”identifiera förenklingsmöjligheter i regelverk som påverkar företagens regelbörda”, något som alltså vad gäller bokföringslagen redan är gjort. I väntan på det tvingas företagen att fortsätta spara fakturor och kvitton på papper.
− Faktum är att bland jämförbara länder är Sverige ensamt om att ha kvar krav på arkivering av pappersoriginal, även efter att de digitaliserats. Det blir ett konkurrenshinder, eftersom svenska företag inte fullt ut kan utnyttja fördelarna med digitaliserade arbetssätt, fortsätter Maria Albanese.
Finns det någonting som företagen själva kan göra för att minska krånglet?
− Ja, eftersom räkenskapsinformationen ska sparas i den form som den togs emot, kan företagen kringgå papperskrånglet genom att kräva av sina leverantörer att de endast skickar digitala kvitton och fakturor. Med en helt digitaliserad process finns det inte några papper som ska sparas.
− Företagen har kommit olika långt på digitaliseringsresan. Därför är det viktigt att lagstiftaren bidrar till att hanteringen blir enklare, säger Maria Albanese.
