DET SVENSKA FÖRETAGSKLIMATET
Succén: Så sparar kommunen 70 miljoner varje år
70 miljoner. Så mycket sparar Huddinge varje år sen kommunen införde kategoristyrning i upphandlingsarbetet. ”Det är viktigt att mäta vilka effekter man får”, säger Roger Himmelsköld, upphandlingschef i kommunen.
Kategoristyrning är ett sätt att organisera och styra inköp och upphandling. Genom att använda sig av metoden kan en kommun få bättre kontroll på sina leveranskedjor, och därmed se till att agera effektivare, minimera risker samt bli mer hållbar.
Inköpen organiseras utifrån inköpskategorier (exempelvis fordon och maskiner) som organiserar hela kommunens eller företagets arbete med dessa varor eller tjänster. Vid kategoristyrning läggs stort fokus på analys, strategisk planering och marknadsdialog. Syftet är att få en bra bild av vilka inköp organisationen gör, vilka behov verksamheterna har och vilka alternativ som finns på marknaden.
Huddinge kommun har sedan 2020 jobbat med kategoristyrning för sina årliga inköp på 1,9 miljarder kronor. Från början var resurserna ganska små för att kartlägga de 1500 avtal som kommunen har. Men efter att ha byggt upp kategoriträdet med nio huvudkategorier, 45 underkategorier och upprättat tvärfunktionella arbetsteam på upphandlingsenheten har effekterna varit tydliga.
– Det är viktigt att mäta vilka effekter man får. Hittills sparar vi mellan 60–70 miljoner per år, och inför förra året fick vi en budgetförstärkning med sex miljoner. Och det bygger på att vi har kunnat visa hemtagningseffekter, annars hade vi aldrig fått de här resurserna, säger Roger Himmelsköld, upphandlingschef i Huddinge kommun.
Roger Himmelsköld förklarar att varje ny anställd på upphandlingsenheten betalar av sin lön flera gånger om. De största besparingarna har hittills gjorts på IT-sidan samt för lokalvården.
– Vi valde att konkurrensutsätta vår lokalvård. Efter det har vi sett effektiviseringar i storleksordningen 20 miljoner, säger han.
Trots stora vinster har arbetet bara tagit sin början, förklarar Roger Himmelsköld.
– Att införa kategoristyrning är inte ett sprintlopp utan det är ett maraton. Det tar 3-5 år ungefär, lite beroende på hur mycket resurser du har.
– Det finns fortfarande en hel del kvar att göra. Nu ska vi se till att färdigställa alla kategoriplaner, samt jobba med de planer som är beslutade. Och sen runt 2027 är det dags att uppdatera kategoriplanerna igen inför nästa fyraårsperiod, avslutar han.
Roger Himmelskölds tips till kommuner som vill börja med kategoristyrning
Ta ett stort grepp: Många tycker att det känns som ett för stort projekt. Även om man har små resurser tycker jag att man ska ta ett helhetsgrepp från början, i stället för att bara jobba med vissa områden. Det är när man får en helhetsbild med planer för samtliga kategorier som man får ut alla fördelar.
Mät effekterna: Att mäta effekter är jätteviktigt. Det är det som sen skapar en hävstång och gör att du kan få mera resurser. Och mät inte bara i kronor före och efter ett specifikt avtaö, utan mät också andra typer av effekter. Till exempel kostnader man undviker, konkurrenseffekter eller jämföra vinnande anbud i en förhandling med snittanbudet.
Se kategoristyrningen som ett maraton: Det här arbetet sker långsiktigt, och man måste vara beredd på att det tar tid. Man måste ha tålamod och uthållighet, det tar 3-5 år att få kategoristyrningen på plats.
