DET SVENSKA FÖRETAGSKLIMATET

Kommunens upphandlingstaktik: ”Predikar inte för företagen”

Prata med marknaden. Prata med verksamheterna. Prata med politikerna. Och få alla att prata med varandra. För Falkenbergs inköps- och upphandlingschef Ann-Heléne Klasson är tillsammanstänk nyckelordet.

– Vi använder inte begreppet upphandlingsskola. Då låter det som att vi ska predika för företagen, säger Ann-Heléne Klasson bestämt.

– Vi kallar det upphandlingsseminarium, för det ska vara dialog som leder till ömsesidig förståelse, inte korvstoppning och envägskommunikation. Och vid våra träffar om hur man lägger anbud har vi med en befintlig leverantör som får berätta om leverantörsrollen ur sitt perspektiv.

Den synen på relationen till företagen är förmodligen en av orsakerna till att Falkenberg 2021 fick bäst betyg i landet i SKR:s Insiktsundersökning inom upphandlingar.

Möjlighet att boka upphandlare, så kallade walk’n’talks, upphandlingsseminarier, en guide för företag om hur man lägger anbud och branschträffar är bara några exempel på hur kommunen arbetar för att göra det lättare för företagen att delta i upphandlingar. Arbetet sker i ett nära samarbete mellan inköps- och upphandlingsavdelningen och näringslivsavdelningen samt föreningen Näringslivet Falkenberg.

Från ”avtalsfabrik” till utvecklingsavdelning

Det är mycket som händer i Falkenbergs inköps- och upphandlingsorganisation. Dialogarbetet med näringslivet har stärkts. Dessutom arbetar avdelningen med att ta fram verktyg för spendanalys, har påbörjat arbetet med att införa kategoristyrning, inför e-handel och genomför fler funktionsupphandlingar.

– Vi går från en traditionell upphandlingsenhet till en modern inköps- och upphandlingsorganisation som jobbar nära marknaden och verksamheten. Vi ska bidra till både verksamhetsutveckling i kommunen, bra affärer för skattebetalarnas pengar och goda relationer med näringslivet, säger Ann-Heléne Klasson.

”Vi ska bidra till både verksam hetsutveckling i kommunen, bra affärer för skattebetalarnas pengar och goda relationer med näringslivet.”

Arbetet ger resultat. Kommunen får i snitt in fler anbud per upphandling. En växande andel av anbuden kommer dessutom från företag i länet. Kommunen fick 2021 bäst resultat i Sverige i Insiktsundersökningens upphandlingsdel. Dessutom vill de interna verksamheterna allt oftare involvera avdelningen tidigt, vilket ger ännu bättre förutsättningar för dialog och utveckling.

Dialog på rätt sätt vid rätt tillfälle

– Man kan prata med marknaden på mer eller mindre avancerade sätt. På vissa områden kan man ringa runt till leverantörerna och snacka. Med andra kan man köra på fysiska dialoger, ibland följt av remissrundor. Dialogen får anpassas till behoven och resurserna, säger Ann-Heléne Klasson.

– Vi har fått bättre respons när vi haft muntlig dialog först och skriftlig sen.

Ett exempel på vikten av dialog är en nyligen genomförd funktionsupphandling av trygghetslarm för särskilt boende. Beroende på i vilken del av processen som upphandlingen befann sig användes olika former av dialog. Bland annat användes extern remiss.

– När remissen skickades ut till branschen fick vi återkoppling från sju företag, anbud från sex av dem och i slutändan bra feedback från samtliga, säger Ann-Heléne Klasson.

En stor del av kommunens upphandlingar och inköpsvolym utgörs av bygg- och anläggningsuppdrag. Därför vill kommunen ha en löpande dialog med branschen för att proaktivt få in feedback kring bland annat uppdragens utformning, kravställning och uppföljning. Till exempel har en branschträff genomförts och det finns planer att ha fler framöver.

– Det som traditionellt sett ses som upphandlingen är den lilla biten. Behovsanalysen, marknadsanalysen och dialogen under avtalstiden är den viktiga delen där man ska lägga krutet, säger Ann-Heléne Klasson.

Intern samverkan avgörande för bättre externa relationer och affärer

För att kunna ha en bra dialog utåt mot marknaden menar Ann-Heléne Klasson att man behöver ha en bra dialog inåt mot verksamheterna som upphandlingarna görs för. Det är verksamhetens behov som ska styra.

– Det är viktigt för oss att få dem att förstå att deras delaktighet i dialogen är avgörande för att få till bra avtal för verksamheten. Vi behöver knacka på, bjuda in oss, prata och bygga relationer. Vi behöver helt enkelt arbeta tillsammans, säger Ann-Heléne Klasson.