DET SVENSKA FÖRETAGSKLIMATET

Kategoristyrning nyckeln i klimatarbetet: ”Analyserar omvärlden”

Kategoristyrning är Nackas modell för strategisk styrning och ledning av inköpsverksamheten. Styrning är en förutsättning för att kommunen ska kunna åstadkomma de bästa affärerna för medborgarna. Det menar Nacka kommuns inköpschef Sebastian Nordgren.

– Att införa kategoristyrning är inte en besparingsreform. Det handlar om att leda, styra och prioritera inköpsverksamheten för att åstadkomma ökade värden för medborgarna utifrån en given mängd resurser. Det kan handla om strategier för att åstadkomma kostnadsbesparingar, eller få större genomslag för en politisk ambition, eller använda ny teknik för att öka servicen för medborgarna, säger Sebastian Nordgren. Målet är att göra bättre affärer och att få maximalt värde för skattebetalarnas pengar genom tydliga strategier och samordnade upphandlingar, vilket ger fler anbud och därmed ökad konkurrens.

– Dialogen med näringslivet och leverantörerna är central och vi försöker vara proaktiva, öka marknadskunskapen och bedriva kontinuerliga omvärldsanalyser för att utveckla kommunens affärer, säger Sebastian Nordgren.

Genom det kan inköpsavdelningen sedan i inköpsprocessen anpassa behovsanalysen, kravställningen och marknadsdialogen inför annonseringen, för att utmana marknaden och driva utveckling syftande till att få största möjliga nytta av marknadens möjligheter.

– Kategoristyrningsarbetet har inneburit ett ökat samspel mellan olika enheter i kommunen. Vi måste jobba jättenära verksamheten tvärfunktionellt för att verkligen fånga upp verksamhetens behov och förutsättningar, så att vi genom våra inköp kan skapa de värden som ska levereras till medborgarna, säger Sebastian Nordgren.

Kategoriplanerna lägger grunden för den goda affären

Inom varje kategori finns en kontaktperson – en kategoriansvarig. Den personen blir kontaktperson gentemot verksamheterna, etablerar relationer med branschen och ansvarar även för att leda det strategiska arbetet med kategoriplanen.

– Kategoristyrningsprocessen syftar till att ta fram en strategi för hur olika varor och tjänster ska upphandlas. Vi kan inte upphandla it-system på samma sätt som vi upphandlar livsmedel. Olika branscher har olika affärslogiker, samtidigt som kommunens verksamheter har olika behov och krav som vi måste förstå för att kunna göra bra affärer. Det behövs en strategisk plan för varje kategori som används inom hela kommunen, säger Sebastian Nordgren.

Utöver strategierna tas det för varje kategori fram en utvecklingsplan för att utveckla arbetet inom kategorin, exempelvis införa e-handel eller utveckla avropsprocesser.

Strategierna kan handla om att man i alla it-upphandlingar ska säkerställa sekretessnivåer, GDPR-krav informationshanteringsplaner och liknande, och att i alla transportupphandlingar ställa krav på exempelvis biobränsle.

– Vi behöver utveckla de här strategierna. Det är i grund och botten de som är målet med kategoristyrningsprocessen, för det är de som ska styra upphandlingarna.

Sebastian Nordgren exemplifierar med miljökrav:

– Om politiken vill ha minskad klimatpåverkan i verksamheten och vi ska upphandla byggentreprenad, vilka miljökrav ger kostnadseffektiv utväxling utifrån var branschen befinner sig och vilka krav kommer smaka mer än det kostar?

Konkreta nyttor i strategiernas spår

– Nacka kommun upphandlar mycket verksamhet och tjänster. Kommunen behöver därför få våra leverantörer att arbeta åt samma håll, mot de strategier och mål som kommunen och politiken vill. Genom att arbeta med kategoristrategier och handlingsplaner blir det lättare att genomgripande få upphandlingarna att bidra till kommunens strategiska utveckling utifrån varje områdes förutsättningar, säger Sebastian Nordgren.

Ett exempel är när skolan och omsorgen fick politiska direktiv om att öka andelen ekologisk mat. Det fick inköpsavdelningen att initiera i ett tvärfunktionellt arbete mellan skola, omsorg och inköpsavdelning för att möjliggöra dessa ambitioner.

– Genom vårt arbete med att analysera spenden, marknaden och anpassa hur kraven var utformade lyckades vi klart öka andelen ekologiska varor till aningen lägre kostnad än tidigare avtal. Med bibehållen andel ekologiskt hade vi kunnat få ner priset ytterligare, men genom att vi samverkade strategiskt lyckades vi skapa förutsättningar att nå de politiska målen, säger Sebastian Nordgren.

Strategier sätter tonen för alla inköp

De enskilda inköpen utgår alltid från kategori planen. Där sker en ny marknadsanalys med utgångspunkt i det som ska köpas in.

– Strategierna från kategoristyrningsprocessen sipprar ner till varje enskilt inköp, säger Sebastian Nordgren.

Inom kategoristyrningsprocessen kan omvärldsanalysen handla om att förstå vad som händer inom it- sektorn – exempelvis sekretess, öppna standarder, GDPR och liknande.

Om kommunen därefter ska köpa in ett ärendehanteringssystem till miljöenheten eller en mobilapp för att medborgare ska kunna felanmäla trasig gatubelysning fokuserar marknadsanalysen och marknadsdialogen på de produkter och de leverantörer som finns där. Men i båda fallen ska kategoristrategin vara utgångspunkten. Här menar Sebastian Nordgren att man ser en av de stora skillnaderna mellan kommuner som har ett kategoribaserat arbetssätt och de kommuner som fullt ut arbetar med kategoristyrning.

– Man kan komma en bit på vägen genom att man gör inköp tillsammans. Men man behöver göra hela arbetet med att analysera omvärlden och slå fast de kategoriövergripande strategierna. Annars kommer viktiga aspekter missas i de enskilda inköpen, och synergimöjligheter gå om intet, säger Sebastian Nordgren.